Ochrona danych osobowych i ważnych dokumentów. Jakie meble i szafki wybrać?

Prowadząc własną firmę musisz dbać nie tylko o dobro swoich pracowników, chronić firmowe mienie czy produkty, ale również zabezpieczyć dane osobowe i inne wrażliwe dokumenty, które mogą wpłynąć na płynność finansową przedsiębiorstwa. W jaki sposób skutecznie możesz to zrobić i dlaczego ochrona danych osobowych i wartościowych dokumentów jest tak ważna?

Dlaczego należy chronić dane osobowe i ważne dokumenty?

Po pierwsze, zobowiązują Cię do tego przepisy, głównie słynne RODO czyli Rozporządzenie o danych osobowych. Dokument ten uściśla, że wrażliwe informacje muszą być zabezpieczone przed trafieniem w ręce osoby trzeciej. Nie ma więc możliwości, aby do danych zaglądali np. postronni klienci czy pracownicy, nie mający do tego uprawnień. Pamiętaj, że za brak wdrożonego RODO i chronienia danych klientów, współpracowników, pracowników czy kontrahentów grożą Ci ogromne kary finansowe, a wyciek takich danych może pociągnąć Cię do odpowiedzialności karnej.

To jednak nie wszystko. Same kwestie prawne to niejedyny czynnik determinujący do zabezpieczenia danych:

  • Odpowiednio chronione informacje poufne wzbudzają zaufanie wobec firmy – jeżeli klienci lub kontrahenci widzą, że dbasz o ich dane, to będą chcieli robić z Tobą interesy
  • Wyciek danych może powodować odpływ klientów i straty finansowe oraz wizerunkowe – w przypadku, gdy dane wyciekną klienci z pewnością zaczną wycofywać się z zakupów w Twojej firmie lub zaczną zrywać umowy. Możesz się również narazić na procesy!
  • Niezabezpieczone dane mogą wpaść w ręce osób trzecich, które wykorzystają je przeciwko firmie – w przypadku dokumentów poufnych np. z patentami, wyciek takich danych naraża Cię na ogromne straty. Konkurencja może bowiem skorzystać „z prezentu” i rozpocząć produkcję na Twoich projektach.

Widzisz więc, że pozostawienie dokumentów z wrażliwymi danymi bez ochrony może odbić się diametralnie na zaufaniu do Twojej firmy, jej wizerunku, a co za tym idzie – finansach. W jaki sposób skutecznie zabezpieczać dokumenty?

Szafa biurowa Sbm 211 drzwi chowane ze skarbczykiem

Co zrobić, żeby chronić dokumenty w firmie?

Przede wszystkim skup się na tym, aby przechowywane fizycznie dane znajdowały się w odpowiednich miejscach, dobrze zabezpieczonych przed osobami z zewnątrz. Najlepsze do tego będą specjalne szafy biurowe. Metalowe meble do biura cechują się wysoką odpornością na zniszczenie (np. podczas zalania lub próby włamania), są zabezpieczone przed wstrząsami i posiadają mocne zamki, chroniące np. przed otwarciem dokumentu.

Jakie meble warto zastosować w biurze tak, aby chronić dokumenty?

  • Wzmocnione szafy antywłamaniowe – na najbardziej wrażliwe typy dokumentów, które pod żadnym pozorem nie powinny wpaść w ręce osób trzecich. Cechują się wysoką jakością wykonania, trwałym materiałem i zamkiem antywłamaniowym.
  • Małe szafy kartotekowe – pozwalają uporządkować mniejsze kartoteki, np. w przychodniach lekarskich. Są również zabezpieczone przed niepowołanymi do ich otwierania ludźmi.
  • Metalowe szafy biurowe – najwyższa klasa zabezpieczeń. Cechuje je między innymi odporność na ewentualny pożar czy zalanie. Możesz wykorzystać je np. do trzymania dokumentów archiwizacyjnych.
Szafa kartotekowa ognioodporna VALBERG FC 3K-NN

 

Wśród egzemplarzy szaf, które pomogą Ci chronić dokumentację możemy wymienić między innymi metalową szafę biurową SBM 202, która to wykonana jest z grubej (prawie 1cm grubości!) i ocynkowanej blachy. Ma wygodny układ przestrzenny i zaawansowane zabezpieczenia antywłamaniowe. Do trzymania kartoteki pacjentów lub informacji o klientach świetnie sprawdzi się z kolei szafa kartotekowa Malow 4. Bez problemu możesz chować w niej dokumenty w formacie A4. Dla osób, które chcą z kolei zabezpieczyć dokumenty na każdą ewentualność (napad, pożar, powódź) skierowana jest ognioodporna szafa antywłamaniowa- sejf VALBERG BM 1993. To typ szafy pancernej przeznaczonej do przechowywania najbardziej wrażliwych dokumentów, których utrata mogłaby narazić firmę na ogromne problemy – również finansowe.

Korzystając z powyższych rozwiązań i trzymając klucz przy sobie, możesz mieć pewność, że dokumenty firmowe i dane osobowe w Twoim biurze są skutecznie zabezpieczone.

Polecane produkty:

Szafa metalowa biurowa SBM 203 M aktowa RODO 199 x 100 x 43.5 cm

Szafa kartotekowa ognioodporna VALBERG FRF 4X-XX

Sklep internetowy Shoper.pl